Projektmanagement-Tools: Die Suche nach der Eierlegenden Wollmilchsau

Projektmanagement-Tools sind für uns als Agentur wichtig bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Im Idealfall ermöglichen sie eine effektive Zusammenarbeit im Team, eine klare Übersicht über die Kapazitätsplanung und eine einfache Verwaltung von Aufgaben und Projekten.

Als Agentur ist die Wahl des richtigen Tools für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts für uns von entscheidender Bedeutung. Doch die Suche nach einem geeigneten Projektmanagement-Tool ist eine echte Herausforderung!

Unsere Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool

Was uns bei einem Projektmanagement-Tool wichtig ist, ist die perfekte Balance zwischen Funktionalität und Usability.

Folgende Funktionen sehen wir für Agenturen unserer Größe als elementar an:

Kapazitätsplanung, die uns eine Übersicht liefert, wie das Team ausgelastet ist, wer an welchem Projekt arbeitet und die Möglichkeit bietet, hier unkompliziert Änderungen in der Planung vorzunehmen.

Integrierte Zeiterfassung, die Auswertungen je Projekt und Kunde ermöglicht, die wir für die Rechnungsstellung nutzen können.

Planungsfunktionen, die sowohl kleine als auch große, komplexe Projekte übersichtlich darstellen und smart planen können.

Collaboration-Funktionen, um unsere Kunden (mit eingeschränkten Funktionalitäten) auf das Projekt-Board zu holen.

Darüber hinaus ist es uns als Agentur, die selbst Service Design gestaltet, wichtig, dass das Tool optisch ansprechend und leicht zu bedienen ist. Es soll uns in unserer täglichen Arbeit unterstützen und keinen Mehraufwand verursachen.

Unsere Erfahrung mit verschiedenen Projektmanagement-Tools

Unsere Ideologie beim Thema Software lautet: Wenn wir etwas Besseres finden, wechseln wir. Wir sind stets offen dafür, vorhandene Tools zu hinterfragen und gegebenenfalls auf andere Software umzusteigen. Nach unserer Gründung vor 6 Jahren haben wir uns für Wrike als unser erstes Tool entschieden. Obwohl es einige nützliche Funktionen hatte, war der Umfang insgesamt sehr überdimensioniert, was sich auch im Preis widerspiegelte. Wir haben dann Asana und Teamweek ausprobiert, bei denen der Kostenfaktor kein Problem mehr war. Allerdings hatten beide Lösungen keine integrierte Zeiterfassung, weshalb wir zusätzliche Tools dafür nutzen mussten. awork schien vielversprechend, da es eine integrierte Zeiterfassung hatte und für kleinere Projekte gut funktionierte. Doch je größer der Projektumfang wurde, desto größer waren die Herausforderungen - insbesondere in Bezug auf die Planungsfunktionalitäten.

Schließlich haben wir uns für Monday entschieden, das wir auch heute noch nutzen. Die Projektmanagement-Funktionalitäten sind für uns super, aber die Zeiterfassung ist nur umständlich über Plugins nutzbar und die Reportings reichen für unsere Bedürfnisse nicht aus.

In den letzten Jahren haben wir viel Zeit in die Suche nach dem idealen Tool investiert - von kleinen und neuen Cloud-Lösungen bis hin zu großen Enterprise-Softwarelösungen. Die kleineren Anbieter bieten oft nicht den Funktionsumfang, den wir benötigen, während die größeren Lösungen für unsere Zwecke oft zu überdimensioniert sind (z.B. mit integrierter BI) und zu komplex in der Einrichtung. Die Anbieter lassen sich all diese Funktionen natürlich auch gerne bezahlen.

Die Suche nach der Eierlegenden Wollmilchsau geht weiter

In der Zwischenzeit hat awork vielversprechende Funktionalitäten zur Projektplanung ergänzt, die uns vorher gefehlt haben und uns zum Wechsel bewegt haben. Wechseln wir jetzt zurück? Die Suche nach der perfekten Lösung ist jedenfalls noch nicht beendet. Wenigstens hat uns die Arbeit mit unterschiedlichen Lösungen klar gemacht, worauf es uns bei einem Projektmanagement-Tool ankommt.

Wenn ihr die eierlegende Wollmilchsau gefunden habt - wir sind für Empfehlungen immer offen!